賃金台帳の名寄せ集計とPDF再生成

導入前の状況

賃金台帳は店舗ごとに出力されるため、複数の店舗を掛け持ちする従業員は、店舗の数だけ別々に載ります。 これを1人分にまとめるには、氏名を突き合わせながら金額・時間・日数を手で合算しなければなりません。

ご相談をいただいたのは、その手作業を始める前でした。 1か月分でおよそ1時間かかる見込みで、支給月ごとに毎回発生します。 さらに、人が目で名前を突き合わせる以上、取り違えや足し忘れが起こりうる作業でもありました。

やったこと

台帳PDFから座標をもとに数値を取り出し、氏名をキーに合算して、原本と同じ体裁のPDFを生成するツールを作りました。

• 名寄せのキーは氏名のみ。 従業員IDは店舗ごとに採番されていて、同じ番号が別人を指す例があったため使いません
• 金額は整数の和、時間は60進の和、日数は和と、項目の種類ごとに計算を分ける
• 社会保険料を合計した行を追加（表示専用。控除額合計や差引支給額には足し込まない）
• 出力は原本のレイアウトを踏襲。列の位置・罫線・文字サイズを実測して再現する
• 全データ行を原本の合計と突き合わせ、合わなければPDFを出力せず停止する
• 実行時にAIや外部APIを一切呼ばない。オフラインで完結する規則ベースの処理

顧客側の操作はPDFを選んで実行するだけで、ターミナル操作は必要ありません。

結果

手作業が定着する前に仕組みへ置き換えたため、この集計作業は最初から発生していません。 時間の削減だけでなく、転記ミスや足し忘れという失敗の経路そのものが無くなります。